Privacyverklaring

November 2021

Privacyverklaring

Privacyverklaring Roland de Kroonfonds

1. Inleiding

Het Roland de Kroonfonds doet er alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Dit reglement gaat ervan uit dat aanvragers van het Roland de Kroonfonds bij hun aanmelding als aanvrager expliciet toestemming geven voor het gebruik van hun persoonsgegevens om de afhandeling van die aanvraag en daarnaast de doelstellingen van de stichting te realiseren.

1. Opbouw privacyverklaring

Het reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Algemene EU Verordening Gegevensbescherming (AVG). Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald, worden de termen in dit reglement gebruikt in de zin van de AVG.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we deze gegevens zodat u niet herleidbaar bent als persoon.

1.3 Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Het Roland de Kroonfonds is in het kader van het vaststellen van de rechtmatigheid van de verstrekkingen/toezeggingen verplicht een aantal gegevens vast te leggen, zodat wij daar verantwoording over kunnen afleggen. Wanneer u een beroep wilt doen op de voorzieningen van het Roland de Kroonfonds dient u uw gegevens te overleggen zodat het fonds kan vaststellen of u voldoet aan de ons opgelegde toetsingsnormen.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?

Het Roland de Kroonfonds staat toe gezinnen door derden, zoals bijvoorbeeld scholen en sportverenigingen, aan te laten melden en beoogt hiermee hen die moeilijkheden ondervinden in het aanmeldingsproces beter te kunnen ondersteunen. Tijdens het aanmeldproces geeft de aanmelder een verklaring af waarin de aanmelder aangeeft het betrokken gezin op de hoogte te hebben gesteld van diens akkoord voor de aanmelding bij het Roland de Kroonfonds. Het fonds stelt elk gezin schriftelijk op de hoogte van een aanmelding die bij hen binnenkomt en de afhandeling daarvan.

2. Welke persoonsgegevens gebruikt het Roland de Kroonfonds voor onze diensten?

Hieronder vindt u een overzicht van de personele gegevens, die wij verwerken van ouders/verzorgers en kinderen:

Voorletters en achternaam

Geslacht

Geboortedatum

Adresgegevens

Telefoonnummer

E-mail adresgegevens

Inkomensgegevens

Gezinssamenstelling

Gezinsgegevens

IBAN nummer

3. Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?

3.1 De bedrijfsvoering

Om een aanvraag voor uw kind goed te kunnen keuren, dient het Roland de Kroonfonds te beschikken over uw persoonlijke en financiële gegevens of de inkomensverklaring van de gemeente Gemert. De bestuursleden van het Roland de Kroonfonds toetsen deze gegevens aan de normen van het fonds. Bij de totstandkoming van de jaarrekening toetst de goedkeurende accountant deze gegevens en de beoordeling daarvan. Ook signaleert het Roland de Kroonfonds aan de hand van statistieken hoe vaak afnemers gebruik maken van de voorzieningen die het fonds  biedt. Hier worden nadrukkelijk de soort voorzieningen en de bijbehorende aantallen voor gebruikt.

3.2 Informatie van derden

Het Roland de Kroonfonds gebruikt de gegevens van de afnemers om hen op de hoogte te brengen van activiteiten van derden die passen bij de doelstelling van het fonds. In dit geval gaan er geen gegevens naar derden.

4. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

Het Roland de Kroonfonds verstuurt mailingen alleen als de afnemer daarvoor toestemming verleent. Deze toestemming vraagt de intermediair eenmalig tijdens het eerste contact met het fonds. Deze toestemming bewaart het fonds ter registratie. De afnemer is in de gelegenheid deze toestemming weer in te trekken.

5. Delen we de gegevens met andere partijen?

Het Roland de Kroonfonds deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de programma-activiteiten. Dit zijn bijvoorbeeld verenigingen, leveranciers van producten en onderwijsinstellingen. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals een betaalreferentie, voornaam en leeftijd een bevestiging voor deelname van een activiteit of een toekenning voor de aanschaf van een product. Doorgaans zijn dit organisaties waar het kind/jong volwassene reeds staan ingeschreven en ontvangt de desbetreffende organisatie een bevestiging voor deelname.

6. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Het Roland de Kroonfonds heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, verzekert het fonds daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau.

7. Hoe beveiligen we uw gegevens?

De beveiliging van persoonsgegevens is belangrijk. Het Roland de Kroonfonds hanteert een strikt beleid als het hier om gaat. We treffen verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat derden de persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan daar waar u toestemming voor heeft gegeven. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het goed instrueren van onze medewerkers op het gebied van privacy.

8. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Het Roland de Kroonfonds registreert uw gegevens in een administratief systeem van ons fonds en slaat (gescande documenten) op. Gedurende 7 jaren worden deze gegevens bewaard, conform de wettelijke bewaartermijnen.

9. Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Het Roland de Kroonfonds vindt het belangrijk dat de aanvrager de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Het gaat om de volgende rechten:

• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;

• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;

• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen;

• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;

• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;

• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar;

10. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Het Roland de Kroonfonds vindt het belangrijk om tevreden afnemers te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als afnemer niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: www.autoriteitspersoonsgegevens.nl. Ook kunt u zich wenden tot het bestuur van het Roland de Kroonfonds. Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen ten aanzien van ons bestuur naar info@rolanddekroonfonds.nl